团队成员不仅能解决问题,也能制造问题。须重视建立团队成员间的忠诚,这样才能在问题侵蚀整个团队前被发觉并加以处理。无论是人事、工作问题,还是程序上的问题,都是如此。
团队成员间的人事问题应以建设性的方式处理,没有确定问题的真正原因之前就作出反应是不明智的。团队将会不断地要面对困难,应避免形成“怪罪文化”,否则团队精神将受到损伤。
1、潜移默化灌输团队精神
我们无法明确说明什么是团队精神,但我们能够用许多的方法去进行培养:
让成员知道为什么他们会被选中担任特殊任务;
设立一个共同的目的和各项特定目标,以挑战团队的能力;
鼓励团队培养良好的沟通关系,而且该嘉奖的地方,绝不吝于奖励;
要求团队提供建议,同时一下要让大家看到建议受到重视并付诸行动;
拨出时间详细回应团队提出的报告和信息。
2、找出问题
所有团队在推动工作时都会有潜伏的困难。你要求成员们团结一致,但是他们可能彼此不合或不认同团队的方向。向他们提问以确定问题是仅局限在一两个人身上,还是一个普遍不满的征象。倘若整个团队的士气皆是不满,并且因而损害到团队的工作,那你除了重新考虑策略、团队的组织架构及团队成员这个方法外,别无其他选择。
3、与成员谈话
一旦发现问题,领导者不可避免的一项重要工作就是与牵涉在内的成员谈话。不言而喻,这是一件倾听的工作,让他们告诉你他们如何看待正在发生的问题。在此同时,运用你先前对他们的了解和会议中的观察去判断他们的态度和观念。他们所说的,可能和所做的及心里所想的不一样。是否有所隐瞒?内心深处藏有感情和信息吗?他们的反应会告诉你他们对团队及团队目标的使命感是否坚强。如果是“是”,他们一定也和你一样衷心希望找出问题的症结并加以解决,而且会很高兴和你合作;如果反应是怪罪他人,一味为己辩解,你就应该正视并质疑这种防卫性的反应。
4、处理问题成员
与引起问题的成员谈完在之后,可能还有一些后续动作须做,那就是要保持积极乐观的态度,寻找共同的立足点重新建立关系。想想团队任务角色分界是否暧昧并已造成责任重叠?工作量是公平分配还是有某些人觉得工作负担太重、压力过大?上述两种情况中的不利面如有出现,就必须重新考虑工作量的分担。试着找到解决问题的方法,但需记住仅在适当时机才开始行动。倘若所有该帮的都做了,而问题成员的问题仍存在,你必须将他排除于团队之外。
5、处理冲突
团队成员间正面的人际关系冲突会迅速扩大为整个团队的问题。一有这类问题发生应马上处理。让一或二位成员有机会从容不迫地告诉你,冲突的根源是什么,接着找出化解的方法。引发冲突的有多少人?里头是否藏有破坏份子?找他们个别谈话。团队分裂了吗?如果是“是”,要求有争端的双方必须停止冲突。是你的管理有错吗?如果是“是”,与成员谈谈看有什么地方可以改进。做这些动作的目的是为了改善团队工作情况,并非举办“批斗大会”。未找到大家一致同意的解决方法前,绝不能懈怠。
6、将问题用日志记载下来
视解决与工作有关的问题为团队学习及进步的机会。将问题载入日志中,并允许所有成员阅读,以便他们可以从中学到一些经验。将解决问题的任务交付给一个人,并给他所需的权力及资源。要求他拟定行动计划、定期提交进度报告。将这些报告载入日志中,留心任何一个问题及其终的解决方式。
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