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电子文档的产生
在现代企业中，随着企业信息系统、电脑技术和办公软件和各类CAD/CAM/CAPP/CAE等系统的广泛应用，生产效率得以大幅度提高。于此同时，企业中基于这些众多的应用软件系统所产生的办公文件、产品图纸、项目文件、表格文件，合同文件等等各类文件也呈现出爆炸性的增长势头，企业的每个部门、每个员工在针对文档的编写及管理上基本处于忽视状态。
现状之一：电子档文件修改和存放的随意性
员工在电脑上起草和修改文件根本没有意识到文件的再利用，职业意识大多数还停留在打字的概念上，也就是用电脑打字的方便性，再后就是快速打印出纸张文件，纸张文件打印完后，电子文档的生命周期便差不多结束了，电子文档就随便保存在电脑桌面或其他什么地方。
有些可再利用的文件进行修改利用后又覆盖了原文件，或者另外保存一个文件名，对于修改前后文件的区别不做任何描述。日积月累，这给以后查找文件造成了困难。
现状之二：文件存放分类的不规范
部分员工对自己编写的文档存放做了一定的分类，但主要是基于自己的想法分类，分类的规范性也没有上升到公司层面，不同的人有不同想法，没有一定的标准，没有将电子文档进行收集、筛选、分类并将其转化为数字化档案管理。因此仅仅处于自发管理的萌芽状态。
现状之三：电子档文件的不受控
企业大量产生的电子档文件基本都存放在员工电脑上，员工可以随时随意改动，也可以随意删除，即使有许多是重要文件也是处于不受控状态。
现状之四：电子档文件的再利用低
电子文档是大量离散的存在不同的员工电脑上，员工之间、部门之间不能实事共享文件数据，不同的电脑，不同的密码，员工之间也不清楚是否有可以利用的文件，信息孤岛普遍存在。即使总经理需要调用或查看一个文件也需要询问许多员工才能找到。
现状之五：企业忽视电子文档的管理
大部分企业对打印出的纸张文档管理相对重视，却忽视企业电子文档的管理，企业没有兴趣把原先的档案管理员培养成一个的电子档案管理员，也没有针对电子档案管理方面的软硬件投资。计算机电子文档管理工作，不但要求管理人员具有专业的管理知识，而且要有较好的电脑操作能力，更重要的是管理人员需要耐心、认真和判断力。http://www.***/
