妨碍财务信息化管理效果两大因素

　　财务信息化管理虽然是发展的成熟的企业信息化应用之一，但是，到现在为止，笔者发现企业在财务信息化管理中，还有一些不完善的地方。笔者现在把自己工作中，发现的妨碍财务信息化管理效果的二大因素揭露出来，希望大家能够对其有一个清醒的认识。

　　一、 财务管理信息化是财务部门的事情，部门孤岛现象严重。

　　确实，财务管理软件基本上是财务人员在用，但是，是否财务管理信息化只是财务部门一个部门的事情呢?其实不然。一方面，财务管理信息化要做的好，首先必须要有数据来源。巧妇难为无米之炊，若不能够保证数据的质量，则财务管理系统再怎么强，也不能够开花结果，得出可用的数据。所以，要保障企业财务管理信息化取得好的效果，首先就需要其它部门配合，提供质量比较高的原始数据。另一方面，财务信息管理系统用的好的话，其他各个部门也可以从中享受实惠。如我们可以自定义一个到期应收帐款余额表，然后分配相关的权限，让销售人员可以实施查询到自己所负责的客户的回款情况，而不需要每次都向财务人员询问等等。所以，财务管理信息化不是财务部门一个部门的事情，也不是只有他们一个部门可能从中享受到益处。

　　1、其他部门可以按照财务部门提供的单据格式，提供相关的数据。由于财务管理系统需要运作的话，必须要有数据来源。如每天企业的收货信息或者企业的出货信息等等。很多客户的常见做法是，根据其他部门的书面单据，一笔笔的输入到财务管理系统中去。这是一种效率不高的行为。

　　其实，其他部门除了做这个一笔笔的原始凭证之外，他们还没做每日的报表。我们为什么不规范一下各个部门的报表，让这个报表可以直接导入到财务管理系统，免去手工输入的麻烦呢?

　　笔者曾经在一家客户做过试验。他们原先出于管理方面的原因，如财务部门无法要求其他部门按他们的要求提供报表，按他们的话说，他们只要能够按时把这个原始凭证递交给他们就好了，他们可不奢望其他部门人员能够按他们要求的格式提供数据。结果，刚开始的时候，企业采用比较传统的处理方式，单据内容一笔笔的录入，效果自然不理想。后来笔者看看财务管理系统运行效果不错，就直接向企业的一把手反映了这种情况，建议他协调各个部门的关系，做好这个部门之间的衔接工作。还好，这个领导人还是比较开通的，听从了我的建议。各个部门人员规范了相关的格式，每天提供相关的报表，然后通过财务管理系统的导入接口，把相关的数据导入到财务管理系统中去。如此处理，经过三个月的协调，后来，财务管理系统的运新效率提高了好几倍。如工资薪资的统计，以前行政部门做好考勤统计，然后财务人员进行工资计算、汇总，再输入系统，然后再打印出来给行政进行审核，一般需要五天左右时间。而现在是行政部门部门按照财务部门给的格式提供考勤信息，然后直接导入系统，让系统计算个人所得税、各种应扣款等等，然后计算好后再让行政核对。如此处理的话，时间从五天变为了两天，而且，准确率也大大提高了。

　　2、不但财务部门可以利用财务管理系统，其实其他部门也可以享受财务信息化管理所带来的果实。如在以前，采购员需要查询供应商未付款或者未结帐明细，都需要向财务人员求助。而有时候，遇到财务人员忙或者心情不好的情况，还要受他们的白眼。这也是很多企业财务部门跟采购部门水火不容的一个重要原因。如现在直接通过数据库制作一张报表(有时候出于安全或者端口的限制，往往不会直接在财务部门以外的部门安装财务软件的客户端)，反应供应商的应付帐款以及付款计划表。如此的话，才有人员在有需要的时候，可以自主的查询。再如，对于销售人员来说，业务员也可以利用应收帐款余额表，查询自己负责客户的应手帐款余额表以及哪些已经到期了、哪些未到期;而且，也可以利用报表了解自己的负责的客户这个月回款额为多少，可以拿到多少提成等等。

　　可见，我们只要采取一些小小的技巧(不过这些一般都需要企业用户自己实现，实施顾问是不会帮助企业完成的)，就可以扩展财务管理系统的应用效果，让其他部门人员也能够享受到财务信息化管理所带来的效果，而且，还可以实现管理的公开与透明化，减少部门之间的矛盾，缓解部门之间的孤岛现象。

　　二、 长时间脱离不开手工凭证，让财务管理系统形同虚设。

　　有时候，笔者一年或者两年后去回访客户的时候，还会发现用户仍然再用手工凭证，还离不开它。更有甚者，有的企业是先做好手工凭证，然后再把手工凭证的结果抄到系统上去。把一个好好的财务管理软件，被他们摆弄成了一个傀儡。笔者有时候，老是在反思这个问题。到底是什么造成这种现状呢?为什么财务管理人员离不开手工帐簿呢?经过我的了解，大致明白了企业员工的心态。

　　1、系统凭证修改麻烦。在财务管理系统中，如果记帐凭证发生错误的话，则修改起来是一件比较麻烦的事情。如记帐凭证错误是因为原始凭证错误的话，则在财务管理系统中，是不允许直接更改记帐凭证的，而是先要根据冲账等方法先把原来那笔记账拼争冲销掉，然后，修改原始凭证，再进行过账。这本来是按照国家相关的法律法规制度设计的，但是，在企业实际操作中，这种错误的情况还是比较多的。所以，财务管理人员的做法是，先做手工凭证，等手工凭证核对无误后，再把它录入系统，如此的话，就可以把系统凭证的错误减少多低，从而避免对于凭证进行修改。

　　笔者分析：其实这是财务人员不熟悉财务管理系统的原因，或者是太过于依赖手工帐簿。这在十年以上财务人员经验的员工身上特别多见。其实，从准确性上来说，财务管理制作凭证要比手工凭证要准确的多，因为财务管理系统中，会做相关的控制。如财务管理系统的凭证功能，在凭证审核的时候，会进行借贷金额的核对，若借贷不平衡的话，则这张凭证是不能被审核的;如会计科目的选择上，财务管理系统也会根据相关的规则，对会计科目进行过滤与核对，以保障会计科目的准确性。至少在制作会计凭证的时候，会计科目不用书写，只需要选择即可，可以减少错别字的发生，等等。

　　所以，用户放不开手工凭证，大部分还是一种心理上的依赖，或者是原有工作习惯的一种惯性。所以，针对这种情况，只有进行强制的推导，即企业项目管理小组采用制度的约束，让员工在一个规定的时间内，放弃手工帐。只有如此，才能够他们反省过来。

　　2、先系统后手工。在笔者回访的过程中，还发现有些客户，在利用财务管理系统的时候，先在系统中做好帐，核对无误后，再一笔笔的抄到凭证和帐簿上。这个跟上面的情形刚好相反，这是为什么呢?

　　笔者分析：这还是一个心态的问题。因为国家规定，所有的财务帐簿与会计凭证必须用书面的单据加以保存。所以，在财务管理系统中处理好帐务之后，还必须保存一份书面的单据。但是，问题在于，用户为什么不直接把系统的单据打印出来进行保存呢?原来，一般财务管理系统有一个自定义报表模块，这个模块中包含有国家认可的凭证与报表打印格式。但是，企业的领导可能比较抠门，不愿意出这一份钱。这导致，财务管理员在系统中做好单据后，还必须手工的抄写一遍。这无疑，增加了一倍的工作量。其实，笔者认为这是非常得不偿失的，企业若能够投资购买自定义报表模块，把系统中的凭证与帐簿按照国家认可的格式打印出来的话，可以减少员工书写的工作量。为此，企业可能还可以节省人员。

　　所以，从企业长远的利益看，这笔投资的话，成本还是可以收得回的。笔者有一家客户，他们就利用了自定义报表模块，从而实现了他们的凭证与帐簿全部都是系统打印，完全没有手写的单据。这个带来的好处，就是他们的财务人员从原来的9人减少到了7人。
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