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企业文档加密软件的作用不仅只能设置一个简单的密码，还可以进行分组与分级别设置，再也不需要担心以后辞职员工走后会带走公司的机密，也不用担心公司重要的文件会在公司内部流窜，所以对于公司来说为文件分组与分级是非常重要的。
企业文档加密软件的分组权限可为不同的分支机构与部门分配出不同分组的密钥，将能实现不同组的相对独立，文档加密软件不能组员之间交换。当然也可以在部门下建立多个分组，分组之间是可以分享加密文件的，一个用户可以属于多个组或多个部门，如设计部与项目部，销售部等，两组之间会采用不一样的密钥，必须要通过不同组的身份来切换，以确保项目管理文件的安全需要。
还可在企业文档加密软件下设置多个不加密组，特权组与离职员工组。不加密组的用处在，在不加密的情况下允许用户在不加密的状态下进行工作，只有在查看重要或是需要的文件时，才会需要切换身份来响应组。而特权组则是允许用户的存在，可以通过邮件外发解密，U盘读写解密，或是保存到指定文件夹解密等特殊权限等，离职员工组的则是限制离职员工对重要文件的读写操作，以便于避免有恶意修改与删除的情况发生。
此外，企业文档加密软件的分组权限则是指领导人为了便于查看所有下级员工的文件，但夏季人员不能查看领导者的加密文档文件。只有处于高级别的解密员，才有资格解密公司内部低级组的文档加密文件。
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