学电脑从基础开始嘉定办公自动化excel培训

Excel中的数据筛选功能，不知道大家有没有用过，“自动筛选”能根据用户指定的条件对相应的数据区域中的数据进行筛选，非常方便。但这个功能的不足之处在于它实际上只是隐藏掉了不符合条件的记录，而非生成一张新的工作表，所以对于筛选后的结果的可操作性不强。“高级筛选”解决了这个问题，但操作起来比较麻烦。而这两个筛选功能都有一个共同的弊端，即不能对源数据区域的改变作出任何响应，比如当你向原来的工作表添加了记录后，必须重新使用一次该命令才能更新原筛选结果，而无法即时地自动改变筛选结果。

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?　那么是否可以利用其它方法来实现对数据的动态筛选呢？答案是肯定的。下面笔者将向大家介绍一种利用Excel公式实现动态筛选报表的方案。
假设现在有销售报表一份，保存在“汇总表”工作表中，如图一所示。我们要做的是，根据地区的不同，将相应的记录筛选出来，独立成表。而且以后当销售报表中的记录增加时，增加的记录也能自动添加到相应的工作表中去。

　　首先，我们在A列前插入一列，新的A列将用来存放用于筛选数据的索引值。在这里，我们先来筛选地区为华东的记录。在A2单元格中输入公式“=IF(B2="华东",1+A1,A1)”，此公式的含义是：如果当前记录的地区值为华东，则索引值为前一条记录的索引值与1的和，否则其索引值与前一条记录的索引值相同。因为公式对单元格的引用采用的是相对引用法，所以可以通过拖曳方法轻而易举地实现公式的复制。你可以放心地往下拖曳，直到一个有足够大行号的单元格。注意，不要试图向A1单元格输入任何内容，否则下面的公式都将出错。这是因为内容为空的A1单元格决定了索引值的初始值为0，直到从A2开始的单元格公式检测到一个符合条件的记录才能将索引值变为正整数值。这就好像定义一个数值型变量，在未向其赋值以前，其初始值为零一样。不过，为了以后你可以清楚知道此列为哪个地区的索引值，可以插入批注。当然，也可以通过修改A2单元格的公式来使A1单元格不去影响后面的单元格公式，这在你理解了全文的要领以后，应该可以自己办得到。

　　完成A列的公式后，结果如图二所示。没错，索引值有许多重复的，但是请注意，在索引值相同的记录中，地区为华东的记录总是排在前面的。这就为后面的筛选工作做好了充分的准备。